전입전출 통합 관리 엑셀 파일을 만들면서 기존에 사용하던 엑셀 방식의 한계를 많이 느끼게 되었습니다.
이번 글에서는 실제 업무를 하면서 Office 365를 사용하게 된 이유와 장단점, 그리고 요금제에 대해 정리해 보려고 합니다.
## 오피스 365를 사용하게 된 이유
요즘은 AI의 도움을 받으면 엑셀 전문가가 아니라도 다양한 검증 기능과 자동화 기능을 구현 할 수 있게 되었습니다.
실제로 전입전출 통합 관리 엑셀 파일을 만들면서 AI를 활용해 여러 기능을 구현해 보았습니다.
하지만 기존에 사용하던 엑셀 2007 버전에서는 최신 함수들을 사용할 수 없어 AI가 제안한 수식이나 구조를 그대로 적용하기 어려운 경우가 많았습니다.
그 결과:
- 수식이 불필요하게 길어지고
- 우회 수식이 늘어나고
- 오류 발생 가능성이 높아지고
- 파일 속도가 느려지는
문제가 자주 발생하였습니다.
물론 Microsoft 365는 구독 비용이 발생합니다.
처음에는 추가 비용이 부담스럽게 느껴졌지만 앞으로의 업무 속도와 생산성 향상, 그리고 장기적으로 회사에서의 제 업무 가치를 높일 수 있다는 점을 고려했을 때 충분히 투자할 만하다고 판단하였습니다.
## Excel 2007과 Excel 365의 차이
AI는 기본적으로 최선의 방법을 제안하도록 설정되어 있어 최신 함수가 적용된 수식을 제안하는 경우가 많았습니다. 하지만 엑셀 2007에서는 이러한 함수들을 사용할 수 없어 AI 프롬프트를 작성할 때마다 사용 중인 버전을 별도로 알려줘야 했습니다.
특히 제가 전입전출 통합 관리 파일을 만들면서 많이 사용하게 된 엑셀 365 함수들은 다음과 같습니다.
- FILTER : 조건에 맞는 데이터만 자동으로 표시
- XLOOKUP : 원하는 데이터를 쉽게 찾아 연결
- UNIQUE : 중복을 제거한 목록 생성
- SORT : 데이터를 원하는 기준으로 자동 정렬
- 동적배열 : 데이터가 늘어나도 수식 범위를 다시 수정할 필요가 적음
특히 FILTER와 XLOOKUP 함수는 전입전출 검증과 데이터 연결 작업에서 가장 많이 활용하게 되었습니다.
예전 버전에서도 비슷한 기능을 구현할 수는 있었지만 수식이 훨씬 길어지고 복잡해졌습니다. 그리고 새로운 건물이 추가되거나 데이터가 늘어날 때마다 수식 범위를 수정해야 하는 경우가 많았습니다. 반면 Office 365에서는 같은 기능을 훨씬 간단한 수식으로 구현할 수 있었고, 데이터가 늘어나도 자동으로 반영되는 구조를 만들 수 있게 되면서 유지보수도 쉬워졌습니다.
특히 전입전출 관리처럼 데이터가 계속 추가되고 상태가 바뀌는 업무에서는 이러한 차이가 생각보다 크게 느껴졌습니다.
## 변경 후 장점과 단점
### 장점
- 간단해진 수식으로 속도가 개선됨
- 최신 함수로 자동 수식 범위 확장으로 유지보수가 쉬워짐
- AI 활용도가 높아짐
- 파일 구조 개선 가능
실제로 가장 크게 느낀 장점은 수식이 단순해졌다는 점입니다.
예전에는 하나의 기능을 구현하기 위해 여러 개의 보조열과 긴 수식이 필요했지만,
Office 365에서는 최신 함수를 활용해 훨씬 간단하게 구현할 수 있었습니다.
### 단점
- 매월 발생하는 비용 부담
- 다른 직원과의 버전 호환 문제 발생 가능
- 호환 문제 해결을 위해 추가 라이선스 비용이 발생할 수 있음
- 변화된 UI로 적응 시간 필요
물론 모든 업무에 Office 365가 반드시 필요한 것은 아닙니다.
하지만 데이터가 많고 검증이 중요한 건물관리 업무에서는 충분히 투자할 가치가 있다고 생각합니다.
## Microsoft 365 요금제
| Personal | Family | Premium | Office Home 2024 | |
| 년간 구독료 | 125,000원 / 년 (-25,000원 할인) | 155,000원 / 년 (-31,000원 할인) | 290,000원 / 년 (-58,000원 할인) | 179,000원 일회성 구매 |
| 월간 구독료 | 12,500원 / 월 | 15,500원 / 월 | 29,000원 / 월 | X |
| 특징 | – 1 사용자 | – 1~6 사용자 | – 1~6 사용자 – Copilot 추가 기능 | – 일회성 구매로 최신 기술 업데이트 제한됨 – Coliplot 기능 제외 |
저는 일회성 구매와 구독 구매를 고민을 하다 Personal 월간 구독 요금제를 선택했습니다. 요즘 AI 발달로 최신 기술이 중요해진 시대에 일회성 구매보다는 지속적인 업데이트되는 구독형이 더 적합하다고 생각되었습니다. 우선 사용해 보다 년간 요금제로 변경해도 크게 부담되는 수준이 아니라고 생각됩니다.
엑셀을 단순 문서 작성 용도로만 사용한다면 굳이 Office 365가 필요하지 않을 수도 있습니다.
하지만 데이터가 많고 반복 업무가 많으며, AI를 활용한 자동화와 검증 기능을 적극적으로 사용하려는 경우라면 충분히 고려해 볼 만한 선택이라고 생각합니다.
감사합니다.