건물관리회사에서 회계업무를 맡고 있습니다.
기존에는 인쇄된 중간정산서와 메모를 통해 전입전출 업무를 관리해 왔습니다. 하지만 최근 전입전출 건수가 늘어나면서 보다 체계적인 관리의 필요성을 느끼게 되었고, 이번에 전입전출 통합 관리 엑셀 파일을 만들어 사용하게 되었습니다.
## 관리 오피스텔 세대 증가로 인한 빈번한 전입 전출
건물관리 업무에서 가장 중요한 일 중 하나는 고지 마감 후 고지서를 발행하는 업무입니다.
고지 마감을 위해서는 한 달 동안 발생한 비용을 정리하고 반영해야 하는데, 전입전출 정산이 있는 경우 해당 내용도 함께 처리해야 합니다.
예전에는 관리 건물이 상가 위주였기 때문에 한 달 동안 전입전출이 한 건도 없는 경우도 있었습니다. 하지만 규모가 있는 오피스텔 건물을 관리하기 시작하면서 전입전출이 매우 빈번하게 발생하게 되었습니다.
전입전출 업무는 단순히 한 건의 정산으로 끝나지 않습니다.
공실 여부, 입금 상태, 사업자 여부, 계산서 발행 여부 등 다양한 상황에 따라 확인하고 처리해야 하는 업무가 달라집니다.
이 과정에서 업무 누락이 발생하면 단순 민원으로 끝나는 경우도 있지만, 경우에 따라서는 매출 누락이나 수납 누락으로 이어질 수도 있습니다.
그래서 여러 상황을 한 번에 확인하고 관리할 수 있는 통합 관리 방식이 필요하다고 판단하게 되었습니다.
## Xpbiz 프로그램의 통합 관리 부재
일반적으로 건물관리 회사에서는 XPBIZ 프로그램을 많이 사용합니다.
건물관리 업무 특성상 건물별로 XPBIZ 코드를 생성하여 각 건물 데이터를 따로 입력하고 관리하게 됩니다.
건물별 조회와 관리에는 편리하지만, 회사 전체 기준으로 매출·수납·자금 흐름 등을 한 번에 확인하기에는 한계가 있었습니다.
관리 건물이 적었을 때는 XPBIZ만으로도 큰 문제가 없었습니다. 하지만 관리 건물이 늘어나고 전입전출 업무가 많아지면서 별도의 통합 관리 방식이 필요하다고 느끼게 되었습니다.
그래서 자연스럽게 엑셀을 함께 사용하게 되었습니다.
처음에는 단순한 데이터 저장과 정리 목적이었지만, 최근에는 AI의 도움을 받아 전입전출 상태를 검증하고 업무 흐름에 맞춰 필요한 작업을 확인할 수 있도록 파일을 계속 개선하고 있습니다.
특히 단순 계산보다는:
- 누락 여부 확인
- 현재 진행 상태 확인
- 필요한 업무 표시
- 전입·전출 상황별 검증
같은 부분에 더 중점을 두고 관리하고 있습니다.
## 전입전출 통합 관리 엑셀 파일의 기능
이 엑셀 파일에서는 모든 전입전출 데이터를 통합 관리하며, 각 상황에 따라 필요한 업무를 확인할 수 있도록 구성하였습니다.
예를 들어:
- 전입·전출 사이 공실 기간이 있는지
- 전입자·전출자·소유주의 사업자 여부
- 현금영수증 발행이 필요한 상태인지
- 전출 후 이사정산 입금이 지연되고 있는지
등 여러 상황을 검증하여 필요한 업무를 진행할 수 있도록 관리하고 있습니다.
실제 전입전출 업무를 하다 보면 예상하지 못한 다양한 상황이 계속 발생합니다.
이 파일은 그런 상황들을 최대한 데이터화하여 현재 상태를 확인하고, 누락 없이 업무를 진행할 수 있도록 하는 것을 목표로 만들었습니다.
이 파일로 인해 업무 자체가 크게 줄어들었다기보다는, 업무를 할 때마다:
- 어디까지 진행했는지
- 현재 어떤 상태인지
- 무엇을 추가로 처리해야 하는지
다시 고민하는 시간이 줄어들었습니다.
그 결과 업무 누락에 대한 부담도 이전보다 많이 줄어들었습니다.
다음 글에서는 실제로 적용한 단계별 검증 기능과 구현 방법에 대해 정리해 보려고 합니다.
감사합니다.